Tietosuojaseloste / rekisteriseloste
Laadittu 13.9.2023.
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
Rekisterinpitäjä
Millespakka Oy
Yhteystiedot:
Kyyjärventie 1054
62900 ALAJÄRVI
Y-tunnus: 1067730-6
Puh. 06 557 8400
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste:
Henkilötietojen käsittelyn pääkäyttötarkoitus on jätehuollon palveluiden tarjoaminen asiakkaalle sekä muiden kuntien välisen osakassopimuksen mukaisten ja lakisääteisten tehtävien toteuttaminen. Henkilötietojen käsittely perustuu Millespakkaa velvoittavaan lainsäädäntöön tai asiakkaan ja Millespakan väliseen sopimukseen.
Rekisteröityjä ovat asiakkaat (organisaatiot tai henkilöt). Rekisteriin tallennetaan vain asiakassuhteen sekä toiminnan harjoittamisen kannalta tarpeelliset tiedot.
Rekisterin tietosisältö ja säilytysaika
- Asiakkaan nimi (yhtiö, organisaatio tai yksityinen henkilö)
- Yhteystiedot (osoite, tarvittaessa sähköpostiosoite)
- Rekisterinumero tilanteen mukaan
- Tuotujen jätteiden määrä
- Kiinteistön nimi ja tunnus sekä huoneistojen määrä
- Tiedot tilatuista palveluista
- Laskutus- ja tyhjennysosoite
- Laskutus- ja reskontratiedot
- Yhteydenpitoon liittyvät tiedot
- Perintätilanteessa käsittelemme myös henkilötunnuksia
Rekisterien tietoja säilytetään edellä mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen vaadittava aika, kuitenkin vähintään kirjanpitolain edellyttämän ajan (6 vuotta).
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. palveluja käytettäessä, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse ja puhelimitse. Lisäksi tietoja voidaan hakea lakien sallimassa laajuudessa mm. kiinteistötietojärjestelmästä tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Millespakka Oy voi luovuttaa henkilötietoja viranomaisen sekä verottajan käyttöön siinä määrin, kun viranomaisen tehtävän hoidon kannalta on välttämätöntä. Lisäksi tietoja luovutetaan kuljetusurakoitsijoille ja kuljettajille (nimi, osoite, astia- ja tyhjennystiedot, asiakasnumero) jäteastioiden tyhjennystä varten.
Muut käsittelijät:
- Tilitoimisto- ja maksuliikennevälittäjät sekä perintätoimistot laskutuksen, maksuliikenteen ja perintätoiminnan mahdollistamiseksi.
- Tietojärjestelmätoimittajat tietojärjestelmien ylläpitoa ja kehitystä varten.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
- Manuaalinen aineisto
Rekisterin paperiset asiakirjat ovat lukitussa arkistossa, johon pääsy vain rekisterin kannalta tarpeellisilla henkilöillä, jotka ylläpitävät rekisteriä. Osa asiakirjoista salassa pidettäviä.
- Sähköinen aineisto
Rekisterin käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeudet on rajattu käyttäjille, jotka niitä tehtäviensä hoitoon tarvitsevat. Erilaajuisia käyttöoikeuksia käytetään tehtävien vaatimusten mukaan. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joiden hoitamiseen hänelle on käyttöoikeus myönnetty.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa määritellyn ajan (6 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html